Qu’est-ce qu’une apostille?

Imaginez que vous ayez un document officiel (comme un acte de naissance ou un diplôme) et que vous souhaitiez l’utiliser à l’étranger. Pour qu’un pays étranger reconnaisse la validité de ce document, il faut souvent le faire authentifier.

C’est là qu’intervient l’apostille. C’est un peu comme un « sceau officiel » qui est apposé sur votre document par une autorité compétente dans votre pays. Ce sceau certifie :

• L’origine du document: Il confirme que le document a bien été émis par l’autorité compétente.
• L’authenticité de la signature: Il atteste que la signature sur le document est bien celle de la personne habilitée à la signer.

En résumé, l’apostille est une formalité administrative qui permet de rendre un document valable à l’étranger. C’est une sorte de « passeport » pour votre document.

Pourquoi est-ce nécessaire ? 

Chaque pays a ses propres règles et procédures. L’apostille permet d’harmoniser ces procédures et de faciliter les démarches administratives à l’international.

Quels documents nécessitent une apostille ?

Une apostille peut être requise pour une grande variété de documents officiels destinés à être utilisés à l’étranger. Voici quelques exemples courants :

• Actes d’état civil : Actes de naissance, de mariage, de décès, etc.
• Actes notariés : Attestations, actes de notoriété, procurations, testaments, donations.
• Actes administratifs : Avis d’imposition, diplômes et relevés de notes, certificats de scolarité, etc.
• Actes judiciaires : Certificats de non-pourvoi en cassation, jugements, extraits de casier judiciaire.
• Actes commerciaux : Listes d’ingrédients de produits, cessions, extraits de K-bis, contrats commerciaux, etc.

En résumé, si vous avez un document officiel et que vous devez le présenter à une autorité étrangère, il est fort probable qu’une apostille soit nécessaire.

Comment obtenir une apostille ?

L’apostille est une formalité administrative qui sert à authentifier un document officiel à l’étranger. Pour l’obtenir, il faut suivre une procédure spécifique.

EN FRANCE:

Identifier la juridiction compétente :

Cour d’appel : En général, c’est la cour d’appel du lieu où a été établi le document (ou où siège l’autorité qui l’a délivré) qui est compétente pour délivrer l’apostille.

Service apostille : Chaque cour d’appel possède un service dédié à l’apostille.

Préparer les documents nécessaires :

• Le document original : Il doit être en bon état et lisible.
• Une copie du document : Cette copie servira d’exemplaire pour l’apostille.
• Un formulaire de demande : Ce formulaire est généralement disponible sur le site internet de la cour d’appel ou auprès du service apostille.
• Une pièce d’identité : Vous devrez présenter une pièce d’identité en cours de validité.
• Les frais : L’apostille est généralement gratuite, mais il peut y avoir des frais de dossier.

Déposer la demande :

• En personne : Vous pouvez vous rendre directement au service apostille de la cour d’appel compétente.
• Par courrier : Vous pouvez envoyer votre demande par courrier recommandé avec accusé de réception.

Récupérer l’apostille :

• Une fois l’apostille apposée, vous pourrez récupérer votre document. Si vous êtes allé en personne, c’est en général immédiat. Par courrier, cela peut prendre entre 1 et 3 semaines. 

Informations complémentaires :

• Délai de traitement : Le délai de traitement peut varier en fonction de la charge de travail du service apostille.
• Validité de l’apostille : L’apostille n’a pas de durée de validité limitée, cependant la Colombie demande que le document apostillé ne date pas de plus de 3 mois.
• Pays concernés : L’apostille s’applique aux pays signataires de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961.

Où trouver plus d’informations ?

Service-public.fr : Ce site officiel vous donnera des informations détaillées sur la procédure et les documents nécessaires.

AU CANADA

Les étapes générales pour obtenir une apostille au Canada sont les suivantes :

Identifier l’autorité compétente :

Vous enverrez à Affaires mondiales Canada les documents :

• délivrés par le gouvernement du Canada
• délivrés ou notariés dans les provinces et territoires suivants :
  • le Manitoba;
  • le Nouveau-Brunswick;
  • Terre-Neuve-et-Labrador;
  • les Territoires du Nord-Ouest;
  • la Nouvelle-Écosse;
  • le Nunavut;
  • l’Île-du-Prince-Édouard;
  • le Yukon.

Pour les documents délivrés dans la Province de Québec:

Vous pouvez faire apostiller des originaux ou des copies certifiées conformes par l’organisme ou la personne qui les a produits d’un :

• document qui émane d’un organisme public, par exemple un certificat de naissance, un certificat de mariage, un certificat de décès, un diplôme d’études;
• document qui émane d’un tribunal, par exemple un jugement de la Cour Supérieure, un jugement de la Cour municipale;
• acte authentique, par exemple un acte notarié;
• document qui émane d’une personne ou d’un organisme qui n’est pas un organisme public, mais a un établissement au Québec. Dans ce cas, le document doit faire l’objet d’une déclaration officielle d’un avocat ou d’un notaire. Par exemple :
  • une déclaration de célibat;
  • une lettre de consentement pour les enfants voyageant à l’étranger;
  • un certificat de baptême;
  • un mandat ou une procuration.
• casier Judiciaire émis par la Sûreté du Québec (Les antécédents émis par la GRC doivent être apostillés au niveau Fédéral auprès de Affaires mondiales Canada)

Préparer les documents nécessaires :

• Le document original: Assurez-vous que le document est complet, lisible et qu’il porte les signatures et les sceaux requis.
• Une copie du document: Cette copie servira de référence pour l’autorité compétente.
• Formulaire de demande: Vous devrez remplir un formulaire de demande spécifique, généralement disponible en ligne ou auprès de l’autorité compétente.
• Frais: Des frais peuvent être associés à la délivrance d’une apostille.

Soumettre la demande :

• En personne: Vous pouvez vous présenter en personne à l’autorité compétente avec tous les documents requis.
• Par courrier : Vous pouvez envoyer votre demande par courrier recommandé avec accusé de réception.
• En ligne: Certaines provinces offrent la possibilité de soumettre une demande en ligne. (Le Québec ne propose pas de procédure en ligne).

Ressources utiles :

• Gouvernement du Canada : Le site web du gouvernement du Canada fournit des informations générales sur l’apostille et des liens vers les autorités compétentes de chaque province.
• Gouvernements provinciaux: Consultez le site web du gouvernement de votre province pour obtenir des informations spécifiques sur les procédures et les autorités compétentes.

Important : Les procédures et les frais peuvent varier d’une province à l’autre. Il est donc essentiel de vérifier les informations auprès de l’autorité compétente de votre province avant de commencer la démarche.

Exemple : Pour le Québec, vous pouvez vous référer au site du ministère de la Justice : https://www.quebec.ca/justice-et-etat-civil/services/faire-demande-apostille

Conseils supplémentaires :

• Délai de traitement: Prévoyez un délai suffisant pour obtenir l’apostille, car les délais de traitement peuvent être importants, en particulier au niveau Fédéral.

EN SUISSE

En Suisse, les autorités compétentes pour délivrer une apostille sont :

• Les autorités cantonales de légalisation: Chaque canton possède généralement un service chargé des légalisations et des apostilles.
• La Chancellerie fédérale: Pour certains cas particuliers, la Chancellerie fédérale peut également être compétente.

Comment procéder ?

Les étapes générales pour obtenir une apostille en Suisse sont les suivantes :

Identifier l’autorité compétente:

• Selon le canton: Renseignez-vous auprès des autorités cantonales compétentes pour connaître la procédure exacte et les documents à fournir.
• Selon le type de document: Certains documents peuvent nécessiter une légalisation spécifique.

Préparer les documents nécessaires:

• Le document original: Il doit être en bon état et lisible.
• Une copie du document: Cette copie servira de référence pour l’autorité compétente.
• Formulaire de demande: Un formulaire de demande est généralement à remplir.
• Justificatif de paiement: Des frais sont souvent associés à la délivrance d’une apostille.

Soumettre la demande:

• En personne: Vous pouvez vous présenter en personne à l’autorité compétente avec tous les documents requis.
• Par courrier: Vous pouvez envoyer votre demande par courrier recommandé avec accusé de réception.

Points importants à retenir :

• Délai de traitement: Le délai de traitement peut varier en fonction de la charge de travail de l’autorité compétente.
• Coût: Des frais sont généralement facturés pour la délivrance d’une apostille.
• Traduction: Si le document original n’est pas en français ou en allemand, une traduction certifiée conforme peut être nécessaire.

Où trouver plus d’informations ?

• Site web du canton: Le site web du canton où le document a été établi vous fournira les informations les plus précises sur la procédure à suivre.
• Chancellerie fédérale: Pour les cas plus complexes, vous pouvez contacter la Chancellerie fédérale.

Exemple :

Si vous souhaitez obtenir une apostille pour un document établi dans le canton de Vaud, vous pouvez consulter le site web du canton de Vaud pour connaître les modalités et les coordonnées du bureau des légalisations.